Resmi Yazılarda İlgiden Başlayıp İmzaya Kadar Süren Kısma Ne Denir?
Günlük hayatta, genellikle sabahları kahvemizi içtikten sonra, “Bugün çok işim var!” diyerek ofise doğru yola koyuluyoruz. Bir de o günün sonunda, yazdığınız resmi bir yazıyı okurken birden “Resmi yazılarda ilgiden başlayıp imzaya kadar süren kısma ne denir?” sorusu aklınıza düşerse… Evet, işte o an gerçekten resmi bir yazı yazmanın verdiği sıkıntıyı iyice hissedersiniz. Hangi işyeri yazışmasında olursanız olun, bu süreç mutlaka yaşanır. Peki, bu fazladan bürokratik dansa ne ad verilir? Gelin, biraz eğlenceli bir şekilde bakalım.
Resmi Yazıların Küçük, Ama Önemli Adımı: “İlgiden İmzaya Kadar Süren Kısım”
Şimdi, bu yazıları yazarken öyle dikkatle seçtiğimiz kelimeler falan yok, ama “İlgiden başlayıp imzaya kadar süren kısmı” tanımlayalım dedik. Burada önemli olan o kısmın ne kadar “böyle, doğru yazılacak bir şeydir” olması gerektiği. Şimdi hep birlikte bu süreci adım adım inceleyelim.
“İlgi” – Her Şeyin Başlangıcı
Başladığınızda, ilk satırlarda, “İlgi” kısmı olur. Hani o yazının içine adeta bir göz kırpma gibidir. “Selam, seni gördüm, beni gördüğün gibi bir şey…” Gözde canlanmasından çok daha ziyade, “burada bir bilgi verilecek” havası yaratır. O kadar ciddi ve standart bir kısmıdır ki, yeri gelir ilginin ne olduğunu yazmayı unutabilirsiniz.
Şimdi, bu işin esasında nasıl gittiğini bir düşünelim:
“Sayın yetkili,”
“Sayın Müdür Bey / Hanım,”
“Değerli yetkililer,”
Ve bu üçlüyü bile doğru seçtiğinizde kendi içinizde bir ödül alıyorsunuz. “Aa, resmi dilde ne kadar iyiyim, değil mi?” diyorsunuz. Ancak bunu yazarken asıl iç sesiniz, “Gerçekten kimse bunu okumaz mı ya? Kim bu kadar ciddi olur ki?” şeklinde düşünüyordur. Ama önemli olan “değerli yetkili” kısmına girmemektir. Çünkü yazı uzadıkça, gerçekten kimseyi değersiz görmeye başlamazsınız!
“Konu” – Konunun Kendi Kendine Üç İkilemi
Şimdi asıl işin karmaşık kısmı başlıyor: “Konu” kısmı. Burada ne kadar ciddi olmaya çalışsanız da, bir yandan o kadar da derinlemesine bir konu yoktur aslında. Ama ne demişler, “Resmi yazı yazanlar yalnızca derinlemesine değil, ciddi olarak görünmek zorundadır.” Şimdi bu kısmı yazarken bir ikilem yaşarsınız. Konuyu yazarken acaba gerçekten anlamış mı oluyorum, yoksa sıkıcı mı oldum diye düşünürsünüz.
“Konu: Aşağıda belirtilen hususlara istinaden…”
Bundan sonra işte, her şeyin tatlılıkla yerli yerine oturduğu, tamamen gerçekçi bir yazışma bekleyebilirsiniz. Ama sonra bakarsınız ki, ‘Önemli bir konu vardı ya, neydi o?’ dediğinizde, konu kısmında durduğunuz an… İşte, zihin dönüp dolaşıp şunları düşünür:
“Hadi ya, ben bunu ne zaman anlamıştım? Ne çok değişik kelime kullanıyorum.”
“Vallahi bu kadar ciddi olmamalı mıydı?”
“Bunu yazınca neden huzur bulamıyorum?”
“Açıklama” – Görevini Yerine Getirirken
Burada işin esas kafa karıştırıcı kısmı başlar. Yazının açıklama kısmı, işler sarpa sarmadan önce yazılır. Bir yerde bir takım noktaları birbirine bağlarsınız ki, resmi yazının içeriği karışmasın. Burada yazdığınız her şey önemli olsa da, bir noktada artık işler teorik olmaya başlar.
“İçinde bulunduğumuz dönemde, şu şu sebeplerle…” şeklinde yazmaya başlarsınız. Hem komik hem de derinlemesine teknik bir dile kaymaya başlarsınız. Yazı biraz fazla resmileşince, kendi yazdığınız yazıya şaşırmaya başlarsınız.
“Sonuç ve İmza” – Her Şeyin Sonu: “Lütfen Onaylayınız!”
Yazının sonuna geldiğimizde, artık her şey tamamlanmıştır. Sonuç kısmı, tüm o okuduğunuz metnin özetidir. Eğer yazı uzadıkça, “Bu kadar bilgi vermek zorunda mıydım?” diye bir soruya takıldıysanız, işte tam o noktada yazının resmi kısmı bitmiştir. Sonuç kısmı, genellikle şu şekilde olur:
“Bu vesileyle gereğini arz ederim.”
“Saygılarımla,”
Ve sonra bir çırpıda imzanızı atarsınız. Gerçekten, imza kısmı, tüm bu işlemin sembolüdür. Çünkü artık her şey bitmiştir. Bu yazı ne kadar ciddi ve resmi olsa da, içinde bir “komik”lik barındırır. Düşünsenize, her şey ciddiyetle başlar ama bir noktada “saygılarımla” demekle tamamlanır. Bazen o saygı o kadar yorgun olur ki, kendisi de imzanın altına nasıl düştüğünü şaşırır!
Sonuç: “Bürokratik Dans”
Resmi yazılarda ilgiden başlayıp imzaya kadar süren kısım, aslında bir bürokratik dans gibidir. Adeta “ilk adımı attın, ikinciyi atmazsan işin biter” tarzı bir durumdur. Hepimiz bu yazıları yazarken bazen “Bu kadar iş mi var, ciddi mi oluyorum?” diye düşünsek de, sonuçta bu süreci doğru şekilde geçmek, o yazının hedeflerine ulaşmasını sağlar.
Sonuç olarak, resmi yazı yazarken ister istemez bazı “büyük” kelimelere başvururuz, ama esas mesele ne kadar gerçekçi olabildiğimizdir. Bu yüzden bir sonraki resmi yazıyı yazarken, “İlgiden başlayıp imzaya kadar süren kısım” gerçekten düşündüğünüz kadar karmaşık olmayabilir; aslında işin içinde biraz da mizah olabilir!